Sekretariatets oppgaver

Vi bistår kontrollutvalgene med:

Oppgavene til  Rogaland Kontrollutvalgssekretariat (RKS) er i stor grad bestemt av kontrollutvalgenes aktivitet, og kan oppsummeres til følgende:

  • 1. Administrasjon:
    Sekretariatet har bl.a ansvaret for å oppfylle kontrollutvalgets arkivplikt, oppdatere egne/utvalgenes nettsider og oversende link til kommunenes nettsider. RKS benytter det elektroniske sak- arkivsystem public 360, noe som sikrer sikker oppbevaring av all informasjon, også taushetsbelagt informasjon.
  • 2. Saksbehandling:
  • RKS forbereder, saksutreder og kvalitetssikrer sakene og følger opp at kontrollutvalgenes vedtak blir iverksatt. Sekretariatet sørger for at sakene er forsvarlig utredet og opplyst. Forsvarlighetskravet til kontrollutvalgssekretariatet er det samme som det rådmannen/ kommunedirektøren er underlagt.
  • 3. Utredning:
    RKS gjør egne undersøkelser (som ikke er revisjon) etter bestilling fra utvalgene. Sekretariatet lager plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. RKS bestiller overordnet risiko- og vesentlighetsvurdering (ROV) for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll fra revisor,  som utarbeider ROV. RKS utreder valg av revisjonsordning og foretar eventuell konkurranseutsetting av hele eller deler av revisjonsoppdrag der dette er aktuelt.
  • 4. Møteavvikling – møtegjennomføring:
    RKS står for innkalling til møter og fører protokoll, inviterer andre deltagere og tilrettelegger for møtene. Sakene sendes elektronisk med link til våre nettsider, slik at sakene er lette å navigere i på alle plattformer.
  • 5. Rådgivning:
    Sekretariatene er en viktig faglig ressurs og diskusjonspartner for kontrollutvalgene både før, under og mellom utvalgsmøtene. Særlig i spørsmål om habilitet og møteoffentlighet er vår erfaring at utvalgene trenger veiledning.
  • 6. Koordinering/bindeledd:
    Sekretariat er kontrollutvalgenes operative ledd. RKS står for dialog med rådmann/kommunedirektør og revisjon på vegne av utvalget og sørger for effektuering og oppfølging av utvalgenes saker.

 

Gjennom vårt arbeid ønsker vi å:

  • Være en ledende tilbyder av sekretariats-tjenester til kontroll- utvalgene i vår region
  • Gjennom kontrollutvalgene bidra til måloppnåelse og tillit til den kommunale forvaltningen

 

Kommunelovens forskrift om kontrollutvalg, § 20. Sekretariat :

Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som
til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av
kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.

Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget.

Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.